Con i prodotti software complessi, tra cui i sistemi ERP, i costi di acquisizione sono solo un aspetto dei costi. Oltre ai canoni di licenza, ci sono anche i costi di manutenzione e assistenza del software. Questi costi possono essere talvolta significativi e sembrano inevitabili. O forse non è così?
È risaputo che non esiste un software perfetto che funzioni a lungo e non dia problemi. Questo vale sia per le soluzioni personalizzate che per i software standard utilizzati in tutto il mondo. I costi per la manutenzione del software e dell’hardware rappresentano già una parte significativa delle entrate dei fornitori originali.
Perché è necessaria la manutenzione del software?
I produttori di software lanciano i loro programmi sul mercato e li mettono a disposizione per l’uso da parte dei loro clienti mentre il lavoro sul software continua in background. Il cliente è quindi continuamente coinvolto nel miglioramento sostenibile di un’applicazione software: dal punto di vista tecnico attraverso i messaggi di errore automatici, dal punto di vista dei costi attraverso i contratti di manutenzione con cui i fornitori originali garantiscono la disponibilità dell’applicazione. L’eliminazione degli errori di programmazione è un aspetto importante della manutenzione del software. Tuttavia, è difficile che un fornitore di software lo preveda come parte integrante di un contratto di manutenzione.
Quali tipi di manutenzione del software esistono?
Come manutenzione e cura del software, all’utente vengono offerti principalmente servizi come l’adeguamento alle mutate condizioni quadro tecniche o legali. Inoltre, i fornitori di software con contratti di manutenzione garantiscono all’utente la partecipazione a ogni aggiornamento del programma. I prodotti software sono in continua evoluzione, cioè le loro prestazioni vengono ottimizzate e portano a prestazioni migliori per l’utente. È abbastanza comune che i fornitori paghino buona parte del lavoro di sviluppo attraverso contratti di manutenzione. Si tratta di una pratica comune nel settore IT.
Cosa bisogna considerare nei contratti di manutenzione?
Ai fornitori piace calcolare il costo di un contratto di manutenzione in base al numero di licenze acquistate dall’azienda. Quando si acquistano pacchetti di licenze all-inclusive, i clienti devono quindi essere consapevoli che i costi di manutenzione del software possono essere calcolati in percentuale. I costi contrattuali annuali possono ammontare al 15 e al 25 percento del prezzo di acquisto dei diritti di licenza. Pertanto, pianificare il più precisamente possibile le singole licenze effettivamente necessarie è già un modo per mantenere i costi di manutenzione il più bassi possibile.
Vale la pena fare la manutenzione del software o è meglio acquistarne uno nuovo?
Per le aziende che lavorano con software relativamente obsoleti, può valere la pena passare a un altro fornitore. Se i costi di manutenzione e riparazione superano i vantaggi quantificabili che l’applicazione ancora offre, un taglio netto è spesso l’opzione migliore. Tuttavia, ciò non cambia il principio secondo cui il nuovo software è accompagnato da un nuovo contratto di manutenzione. Nel caso del software aziendale, è difficile acquistare un’applicazione senza un contratto di manutenzione, e non è nemmeno consigliabile. Dopotutto, con le attuali versioni del software nel settore IT, “nuovo” non significa necessariamente che l’applicazione funzionerà in modo stabile e affidabile. Pertanto, l’approccio opposto può essere un’opzione, soprattutto per le piccole e medie imprese: le versioni precedenti di un software possono essere acquistate anche senza contratto di manutenzione, come software usato. Alcune versioni del software sono spesso considerate particolarmente affidabili e stabili. È comunque possibile concordare un nuovo contratto di manutenzione con il produttore o il fornitore originale. Questo aspetto è particolarmente interessante per le aziende che non dipendono necessariamente dall’avere sempre le ultime funzionalità di un prodotto software.
Conclusione: i contratti di manutenzione software sono essenziali per mantenere le prestazioni. Una pianificazione precisa delle licenze utente effettivamente necessarie può far risparmiare sui costi. Così come l’acquisto di versioni precedenti sotto forma di software usato. I consulenti certificati Microsoft di VENDOSOFT sono a disposizione per fornire informazioni sulla manutenzione del software e sul software usato. Assicurati di ricevere una consulenza completa!